Não comece a planejar seu próximo evento sem ler esses 09 passos.
Todo mundo que trabalha com planejamento de eventos, seja ele um evento corporativo ou evento empresarial, certamente saberá que essa tarefa às vezes é subestimada.
Ao organizar um evento, você sempre quer fazer o melhor para torná-lo um momento memorável.
Mas o que é preciso para chegar a esse ponto? O que o planejamento de eventos envolve? Quais são as melhores dicas e truques?
E o mais importante, porque suas outras tarefas não vão esperar que essa “tempestade” passe e como você pode ser o mais eficiente possível?
Aqui está uma visão geral de algumas das etapas básicas que você precisará seguir ao desenvolver um evento.
Listamos os principais fatores que você não pode deixar de considerar no planejamento do seu evento.
Etapas para você começar com o planejamento de eventos
reprodução: pixabay
1. Escolher o Objetivo do seu Evento
O primeiro passo é estabelecer metas e objetivos tangíveis. (por exemplo, por que você está organizando este evento e o que você espera alcançar?).
É muito importante você saber responder essas perguntas para dar continuidade com o seu planejamento e depois conseguir mensurar se conseguiu atingir os seus objetivos e o que pode melhorar em uma nova oportunidade.
2. Organize uma Equipe
Qualquer evento exige um esforço conjunto da equipe para lidar com todos os detalhes. Considere a possibilidade de identificar um gerente de eventos ou um presidente de evento, bem como responsavéis individuais de subcomitês, como:
Gestão local;
Gestão de Caixas de som;
Gestão de Entretenimento;
Gestão de Publicidade;
Gestão de Patrocinadores;
Gestão voluntária.
3. Defina uma Meta
A data pode já estar predefinida para um evento recorrente, mas se este for um novo evento, lembre-se de considerar o seguinte antes de firmar sua data:
Dê a si mesmo tempo suficiente! Idealmente, você deve ter 4-6 meses para planejar (dependendo da natureza do seu evento)
Esteja ciente dos feriados estatutários e religiosos.
Verifique as datas com os principais participantes – por exemplo, palestrantes, apresentadores, convidados VIP, etc.
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4. Marque seu Evento
Se você deseja que seu evento se destaque, você precisa escolher um tema oportuno e atraente que o diferencie de sua concorrência.
Isso significa que você precisa criar um tema geral dinâmico e precisa ter muito cuidado com o nome real – já que ele pode ser um elemento fundamental para chamar a atenção, especialmente na mídia on-line.
Brainstorm nomes: quando você está discutindo o nome do evento, pense em: como é o seu evento? Diferente de outros eventos em seu setor? O que você espera transmitir através deste evento?
Crie um slogan: depois de criar um nome, tente criar um slogan – um slogan de marca curto e memorável que descreva o evento.
Crie um logotipo: o último passo será ter um logotipo criado para representar seu evento.
Um logotipo pode ser uma ferramenta de branding eficaz – oferecendo reconhecimento imediato do seu evento em todos os seus itens publicitários e promocionais (por exemplo, camisetas, garrafas de água, bolsas, etc.).
5. Crie um Plano Mestre
Este plano deve abranger todos os aspectos do evento, incluindo:
Gestão de locais, logística e briefing (contratos, autorizações, seguros, etc.)
Palestrantes / apresentadores (identificando, confirmando, logística e gerenciamento)
Atividades / entretenimento;
Publicidade / promoção (on-line e off-line, por exemplo: página da web e promoção on-line; calendários de eventos; impressos; assessoria de imprensa; mídias sociais etc.)
Registro (inscrição on-line, pagamento e rastreamento; login no site, etc.)
Patrocinador / parceiro de gestão;
Gestão voluntária.
6. Identificar e Estabelecer Parcerias e Patrocinadores
Existem organizações com as quais você poderia fazer parceria ou solicitar patrocínios para cobrir os custos e aumentar a participação em potencial?
Quando você envolve outras pessoas ou grupos em seu evento, eles têm interesse em ajudar a espalhar a palavra e tornar o evento um sucesso.
Você pode querer considerar:
Buscar patrocinadores corporativos para financiar uma parte do evento.
Isso pode variar de organizações nacionais que podem patrocinar um jantar, oferecer um prêmio de porta ou um item de leilão silencioso para empresas locais que possam fornecer produtos ou serviços, como flores para as mesas, itens de sacolinhas, etc. .
Parceria com organizações comunitárias que podem oferecer um local e / ou assistência para organizar ou organizar um evento.
7. Criar um plano de publicidade
Mesmo com a linha de alto-falante ou entretenimento mais incrível, você precisa de publicidade para atrair público.
A promoção do evento começa com o aviso inicial ou página em seu site, anote em seu boletim informativo ou e-mail para salvar a data e, em seguida, constrói para incluir publicidade on-line e off-line, relações com a mídia e divulgação contínua para incentivar o registro.
E nenhum plano está completo sem os agradecimentos, dos patrocinadores e artigos sobre as principais mensagens do evento ou o sucesso da captação de recursos.
8. Estabelecer um orçamento
Seu orçamento deve incorporar estimativas para todos os itens principais identificados em seu Plano Principal de Eventos. Não se esqueça de incluir quaisquer despesas de viagem ou alojamento para oradores, apresentadores, etc.
9. Determinar o processo de avaliação
Como você vai determinar se o seu evento é um sucesso? Você mede o sucesso pelo número de inscritos ou participantes ou depende de você igualar ou aumentar o valor pretendido em doações?
Ao definir suas metas e objetivos iniciais do evento, você também deve considerar como avaliará o evento para determinar seu sucesso.
Se o objetivo do seu evento é aumentar a conscientização, você terá que avaliar e coletar dados sobre atividades / menções de mídias sociais on-line etc. e publicidade off-line – novamente com base em suas metas iniciais.
E se mesmo assim você ainda tiver qualquer dúvida para organizar o seu evento, entre em contato com nossa equipe. Estamos à disposição para lhe ajudar e atender sua demanda para o seu evento.
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