COMO ORGANIZAR O SEU EVENTO?

Não importa em qual situação seja, uma festa particular ou um evento corporativo sempre precisa de uma organização. Mas o primeiro passo a ser tomado é entender como organizar um evento, não é mesmo?

Os motivos podem ser vários: festa de casamento, festa de debutantes, treinamento para funcionários, SIPAT, encontro de gestores, lançamento de novos produtos e até mesmo comemoração do aniversário da empresa ou a comemoração de metas.

No inicio do planejamento, as dúvidas são muitas: Onde realizar? Como calcular as quantidades de comida e bebida? Como convidar todo mundo?

E para conseguir o sucesso do sua festa/evento, basta seguir algumas dicas e se organizar. Vamos começar?

PASSO 1 – Criação e Conceito do Evento

Antes de tudo, defina para quem seu evento será direcionado. É simples: sabendo quem é seu público você saberá a melhor forma de planejar todo o resto. Isso inclui o tipo de ambiente, as atrações, como fazer a divulgação, o horário e dias adequados…

Tudo!

Conheça seu público, fale a língua dele e você já estará a meio caminho de ter um evento bem-sucedido. Para tanto, defina a natureza do evento, é musical corporativo, particular etc…

PASSO 2 – Definindo o Seu Orçamento

Após definir o público do evento, é preciso confirmar outro ponto muito importante – o orçamento. Antes de pensar nos detalhes, você precisa saber até quanto pode gastar.

A verba disponível vai definir a escolha do espaço, da decoração e do buffet. Para auxiliar você nessa parte, estamos disponibilizando uma planilha para se organizar nessa parte.

Lembre-se de conversar com o responsável pela contratação do seu serviço sobre o que deve ter no evento empresarial e qual a quantia de capital disponível.

Saiba que você não pode fazer muita coisa com pouco dinheiro e, em caso de boas verbas, você pode sugerir itens que sejam interessantes.

Para ajudar no orçamento, é recomendado buscar patrocínios.

Além de aliviar os gastos, é uma ótima oportunidade para iniciar parcerias que podem até ir além do evento.

PASSO 3 – Defina a Data e o Local

Após decidir o valor a ser investido, o próximo passo é pensar na data e local do evento.

E importante levar alguns fatores em consideração. Procure evitar épocas de muito agito (caso seja evento empresarial) e épocas de feriados prolongados (festas particulares), pois corre o risco dos convidados estarem viajando.

Para a escolha do local, além do espaço e da infraestrutura, a localização é essencial.

É bom, ter em mente que um planejamento com antecedência pode fazer toda a diferença. Se você deixar para a última hora, provavelmente encontrará poucas opções de data e local disponíveis.

FAÇA AS CONTAS

Essa dica vai poupar seu tempo e dinheiro: antes de orçar buffets e fechar pacotes, saiba o que você realmente precisa. Faça um levantamento do número de convidados e trace estimativas.

PASSO 4 – Contratação de Serviços

Depois de saber tudo que irá precisar para o seu evento é hora de procurar um fornecedor que melhor atenda as suas necessidades. Para isso pesquise sobre empresas próximas à você e solicite o orçamento dos seus serviços.

A SNC é uma empresa que atua no segmento de locação e prestação de serviços, oferecendo estruturas necessárias para realização dos mais diversos tipos de eventos.

Solicitar um orçamento é fundamental nessa fase, pois a empresa contratada também contribui para o sucesso do seu evento.

CRONOGRAMA

Lembra que definir o público é essencial?

Então, quando o tema é a realização de eventos, estabelecer um cronograma (e segui-lo) está praticamente no mesmo patamar de prioridade. Uma vez definido o público, as atrações, a data e o local, planeje o cronograma do evento.

Defina qual será a principal ATRAÇÃO e quais serão as bandas de abertura, estabeleça ordem e o tempo de apresentação de cada um e informe ao público sobre esses detalhes.

PRÉ – PRODUÇÃO

Para que tudo saia como o esperado e nenhum imprevisto ocorra antes, durante ou depois, independentemente do por te do evento, é fundamental uma pré-produção detalhada para agradar aos profissionais envolvidos, palestrantes, convidados e frequentadores.

CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS PROFISSIONAIS

A prestação de serviços , bem como o fornecimento de produtos e materiais como bolos, tortas e bebidas , pode ser feita por uma única empresa especializada em festas ou eventos ou por várias, cada uma em seu ramo.

Para que isso ocorra sem dores de cabeça, tudo precisa ser muito bem especificado no contrato a ser feito entre as partes. E para que tudo saia como o planejado, todas essas atividades precisam estar em perfeita sintonia.

PASSO 5 – Comunique os Convidados

Evento planejado, serviços contratados. Agora só falta avisar aos convidados!

Antes de investir em banners e cartazes, é interessante considerar alternativas.

Peças afixadas em murais de aviso e corredores não são as maneiras mais eficientes de comunicar, além de serem bastante impessoais.

As informações contidas ali não são lembradas e podem até mesmo passar despercebidas. Um mailing atualizado de toda a empresa pode ajudar bastante na divulgação.

O e-mail empresarial é acessado por todos com certa frequência e um convite enviado por esse canal certamente vai ter alcance e eficiência muito maiores, além de não gerar nenhum custo adicional.

Montagem e Desmonstagem

Após o evento fechado, com local e atrações é muito importante fazer um cronograma com datas e horários para início de montagem e desmontagem.

Após muita conversa com os fornecedores, alguns itens precisam estar montados para que tudo planejado ocorra dentro do prazo.

Por exemplo, a decoração do camarote só pode ser feita após a montagem do mesmo, pois se marcarmos todos os profissionais no mesmo horário com certeza o produtor terá problemas e gastos extras, um bom planejamento faz com que tudo flua bem.

PASSO 6 – Obtenha Feedback

Planejar e colocar um evento em prática é sua tarefa. Mas como saber se ele foi bem executado?

O pós-evento é a hora de captar as impressões do público participante, bem como de quem contratou seus serviços e das demais pessoas que trabalharam com você.

Quanto aos convidados, fica fácil mandar uma mensagem se você promoveu seu evento empresarial na internet e tem a lista de e-mail.

Agradeça a presença e convide a pessoa a comentar algo que gostou, ou não, abrindo espaço para sugestões e críticas.

Os convidados são o item mais importante de qualquer produção, portanto, obter este feedback é muito importante para manter a qualidade do seu trabalho.

O mesmo vale para sua equipe e a empresa que o contratou: dialogue, pergunte tudo sobre o evento e esteja aberto a ouvir para crescer.

Invista no pós-evento

Esta é uma etapa que por vezes é erroneamente negligenciada e que deve fazer sempre parte de um planejamento assertivo de eventos ou worskhops.

Colete o feedback do público participante, verifique quais foram os pontos de destaque e os que podem ser melhorados.

Esses retornos podem dar insights para novas ações e novas oportunidades de negócio e relacionamento com seu público de interesse.

Pronto para organizar eventos e workshops?

Na hora de buscar um parceiro para os equipamentos e estruturas, conte com a SNC Estruturas e Eventos, expert no assunto, solicite um orçamento e o pedido aqui em nosso site ou entre em contato pelo telefone.